En diferentes artículos del blog he hablado de la importancia de cuidar al máximo las Tareas Clave del día. Esas dos o tres cosas o tareas que por su relevancia, exigencia o impacto en nuestros objetivos, requieren más atención, tiempo y energía de nuestra parte.
Pero hoy quería detenerme en otro tipo de tareas, las Tareas Periódicas, las repetitivas, frecuentes o rutinarias que debemos hacer cada día, cada dos días o cada semana.
Son muchas. Muchas más de las que nos parecen y naturalmente no sólo afectan al entorno laboral sino también personal y familiar.
A mi modo de verlo el problema reside en que son tan rutinarias y llevan tanto tiempo con nosotros que prestamos poca o nula atención al cuándo y cómo las hacemos.
Sencillamente las hacemos, las repetimos y la reproducimos siempre del mismo modo y a la misma hora porque “siempre lo hemos hecho así”. Pero, ¿de verdad las hacemos del mejor modo?, ¿las hacemos en el mejor momento?, ¿hemos elegido intencionadamente y con criterio productivo cómo y cuándo las realizamos?
Fíjate en cualquiera de estas actividades/tareas: leer feeds, mirar visitas a nuestra web, pasear al perro, responder comentarios en nuestro blog, hacer la compra, ir al gimnasio, despachar el correo, etc. Son sólo unos sencillos ejemplos pero hay muchos más. Sólo tienes que examinar un poco tu día y tu semana para detectar cuáles son tus Tareas Periódicas.
En la práctica las Tareas Periódicas, sobre todo las diarias, actúan como una “hipoteca”, las tenemos que hacer (pagar) queramos o no.
¿Por qué es necesario detectarlas y cuidar el cómo y cuándo las hacemos? Porque en la práctica actúan como una “hipoteca“. Especialmente las tareas diarias, son tareas que tenemos que hacer sí o sí, las tenemos que “pagar” queramos o no. Por tanto nos van a robar un tiempo, energía, atención, creatividad y concentración valiosísimos. Justo lo que vamos a necesitar para hacer las Tareas Clave, las verdaderamente importantes que marcan nuestro trabajo.
Por ello mi propuesta es…
- Reduce su tiempo. Ya que las tienes que hacer sí o sí, al menos que no te roben un tiempo y energía preciosos que luego vas a necesitar (y mucho) para las tareas que sí marcan la diferencia.
- Reduce su número. ¿De verdad tienes que hacerlas todas todos los días? Estúdialas y si puedes reduce el número de tareas periódicas o cambia su frecuencia para ganar más tiempo y energía diarios. Y si hay alguna que no te aporta nada, sacrifícala.
- Momentos de energía bajos. Muchas de estas actividades son manuales y bastante mecánicas. Aun así, desgastan. Por tanto no las sitúes en momentos álgidos del día, cuando estás más fresco y debes dedicarte a las Tareas Clave.
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